Utylizacja dokumentów należy do tych obowiązków, które częściej zleca się zewnętrznym firmom, niż realizuje we własnym zakresie. Niszczenie dokumentów wymaga bowiem zaangażowania dużej ilości środków – czasu, pracowników, przestrzeni, a do tego również nie najtańszego wysokospecjalistycznego sprzętu. Na czym w praktyce polega utylizacja dokumentów poufnych i co warto o niej wiedzieć?
Czym jest utylizacja dokumentów i na czym polega?
Utylizacja dokumentów to realizowany różnymi metodami proces niszczenia niejawnych danych zgromadzonych jako dokumentacja papierowa (np. faktury, umowy, karty pacjentów itp.) lub cyfrowa, zapisana na różnych nośnikach takich jak: płyty, karty pamięci, dyski. Fachowo wykonana usługa utylizacji dokumentów daje gwarancję, że danych zapisanych w dokumentach papierowych i na nośnikach cyfrowych nie da się w żaden sposób odzyskać. W czasie utylizacji dokumentów czy ich transportu nikt niepowołany nie powinien też mieć do nich dostępu. Tak przebiega profesjonalna utylizacja dokumentów i nośników danych realizowana przez Stena Recycling. Firma Stena Recycling to europejski lider w branży zarządzania odpadami i dostawca profesjonalnych usług z obszaru gospodarowania odpadami dla firm z różnych branż. Jedną z nich jest właśnie profesjonalna, nieodwracalna i w pełni zgodna z literą prawa utylizacja dokumentów i materiałów poufnych. Co więcej, utylizacja dokumentów zlecona firmie Stena Recycling daje nie tylko pewność, że wszelkie dokumenty zostały nieodwracalnie zniszczone za pomocą wyspecjalizowanego sprzętu, w monitorowanych i zamkniętych niszczarniach, ale też przetworzone. Wszystko po to, by poddawane utylizacji materiały, np. plastik czy papier mogły wrócić do obiegu zgodnie z założeniami gospodarki cyrkularnej. Usługa utylizacji dokumentów oferowana przez Stena Recycling spełnia bowiem zarówno wszelkie wymogi stawiane przez przepisy, jak i najwyższe standardy w zakresie ochrony środowiska.
Czy utylizacja dokumentów poufnych jest konieczna?
Utylizacja materiałów poufnych to obowiązek nałożony na firmy i administratorów danych przez polskie i unijne prawo. Bezpieczeństwo danych traktowane jest dziś z wielu względów priorytetowo i wszelkie uchybienia w realizacji przepisów dotyczących ochrony danych osobowych czy ochrony danych niejawnych są jednocześnie surowo karane. Utylizacja dokumentów jest więc koniecznością dla zachowania legalności podejmowanych przez firmę działań i jedynym sposobem uniknięcia przykrych finansowych i prawnych konsekwencji łamania obowiązujących w tym zakresie przepisów. Utylizacja dokumentów ma też w praktyce duże znaczenie dla wizerunku firmy i jej wiarygodności w oczach potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych. Niszczenie dokumentacji firmowej zawierającej niejawne dane np. finansowe jest także koniecznością dla każdej firmy traktującej poważnie kwestie bezpieczeństwa. Wyciek poufnych danych mógłby zostać szybko wykorzystany przez nieuczciwą konkurencję albo zniweczyć ambitne plany firmy związane z jej rozwojem czy promocją nowego produktu itp. Utylizacja dokumentów może więc mieć niebagatelne znaczenie dla firmy, jej kondycji i potencjalnego sukcesu, a to wystarczające powody, by do ochrony danych i procesu ich utylizacji podchodzić w sposób maksymalnie sumienny i odpowiedzialny.
