Dział zasobów ludzkich odgrywa bardzo ważną rolę w sukcesie Państwa firmy. Personel działu zasobów ludzkich pomaga zaangażować ludzi, którzy tworzą twarz Twojej firmy – pracowników.
To właśnie pracownicy działu kadr zatrudniają właściwych kandydatów. To ten sam zespół, który pomaga śledzić czas, mierzyć wydajność pracowników, przygotowywać listy płac, a także inne kwestie. Niektóre z tych działań są czasochłonne, ale bardzo powtarzalne. To właśnie tam wykorzystanie oprogramowania HR do automatyzacji procesów staje się bardzo ważne.
Niezależnie od tego, czy jesteś małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwem, automatyzacja HR może pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze i czas, które mogą być kierowane na inne działania.
Jakie są korzyści z automatyzacji działu HR?
Daje lepsze pierwsze wrażenie na Twojej organizacji
Większość pracowników decyduje, czy pozostać w organizacji w ciągu pierwszych 90 dni, czy też nie. W firmach z listy 500 najlepszych około połowa nowych pracowników rezygnuje z pracy w okresie krótszym niż 2 lata.
Podczas gdy twoi nowi pracownicy pomagają zapewnić minimalny ubytek, nadal jest wiele pracy, jaką trzeba włożyć w to zadanie. Masz do zrobienia wiele formularzy, umów o pracę, programów wprowadzających, szkoleń dla nowych pracowników i alokacji systemów informatycznych.
Dzięki oprogramowaniu HR, łatwiej jest zrestrukturyzować swój przepływ pracy tak, aby automatycznie uruchamiał wiele akcji. Na przykład, korzystając z oprogramowania automatyzacji, można łatwo wysyłać żądania godzin pracy, dowodów osobistych lub czegokolwiek, czego potrzebujesz.
Dla celów przetwarzania płac możesz również zaoferować bezpieczny dostęp, gdzie Twój pracownik może bezpośrednio wprowadzać lub edytować swoje dane osobowe. W rezultacie pomaga to usprawnić proces rejestracji w firmie. Pomaga również skrócić czas potrzebny na wprowadzenie nowych pracowników do firmy.
Pomaga organizacjom skrócić czas poświęcany na śledzenie czasu pracy
Przeciętny kierownik spędza około 15 godzin miesięcznie, segregując arkusze czasu pracy pracowników. Jeśli personel działu kadr spędził dużą część swojego czasu przeglądając pliki, e-maile lub arkusze kalkulacyjne dziennika czasu, może się okazać, że na koniec dnia nic nie osiągniesz.
Inwestowanie w narzędzia do automatyzacji HR pomaga przedsiębiorstwom śledzić i obliczać czas pracy pracowników. Pomaga również wysyłać raporty poprzez zatwierdzenia i w końcu zakończyć je do przetwarzania płac lub rozliczeń. Dzięki zwiększonemu zaawansowaniu technologii, stało się możliwe, że dział HR może to robić w czasie rzeczywistym. Można to osiągnąć poprzez konfigurację wielopoziomowych zatwierdzeń. W ten sposób oszczędzasz nie tylko czas, ale również stajesz się bardziej produktywny.
Żądania dotyczące czasu wolnego można zgłaszać szybko i łatwo
Istnieją organizacje, które wciąż są niewolnikami status quo. Nadal zarządzają one swoimi wnioskami o urlop w tradycyjny sposób. To przez wnioski ustne, e-maile, a czasami mogą używać samoprzylepnych notatek. To wyzwanie pojawia się, gdy hierarchia kierownicza wymaga wielokrotnego zatwierdzenia.
Oznacza to po prostu, że są pracownicy działu kadr, którzy zostaliby wykluczeni z aplikacji i zatwierdzania e-maili. Zastrzeżenie jest tutaj – cały proces może pochłaniać dużo czasu. Poza tym, w jego skład wchodzi wiele niemożliwych do prześledzenia zatwierdzeń i zapytań.
Inwestowanie w oprogramowanie HR może Ci bardzo pomóc. Dlatego też duża część globalnej siły roboczej przeszła na automatyczne wnioski o urlopy. W ten sposób aktualizacja dokumentacji pracowniczej staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. Poza tym, można zarządzać całym procesem za pomocą mobilnego HR. W ten sposób łatwiej jest rejestrować czas lub wykonywać inne czynności z zakresu HR podczas podróży.
Oprogramowanie HR pomaga wzmocnić pozycję pracowników
Wszyscy mamy różne potrzeby i wymagania – podobnie jak Państwa pracownicy. Są też tacy, którzy często podróżują i muszą zgłaszać swoje wnioski o podróż i wydatki. Muszą również składać raporty po każdym przedsięwzięciu.
Są tacy, którzy wolą kontaktować się z działem HR w celu aktualizacji swoich danych osobowych i zawodowych w bazie danych organizacji. Poza tym, im bardziej firma się rozwija, tym więcej pracowników będzie chciało skorzystać z pomocy działu HR.
Prawda jest taka, że nie jest łatwo zarządzać setkami wniosków, które mogą być kierowane do działu HR. Dlatego inwestowanie w nowoczesne oprogramowanie HR, które pomaga pracownikom samodzielnie zarządzać systemem, jest bardzo potrzebne. Na przykład, co się dzieje, gdy pracownik ubiega się o szkolenie wewnętrzne bezpośrednio w systemie HR?
Dział HR stworzy workflow, który automatycznie doda szczegóły szkolenia do rekordu pracownika. Pod koniec dnia pracownik nabiera uprawnień, a ciężar zostaje zdjęty z barków działu HR.
Ułatwia interakcję z systemami zewnętrznymi
Aby osiągnąć niezawodną integrację z innymi firmami, należy zainwestować w oprogramowanie automatyzacyjne. Interfejs programowania aplikacji (API) i strony internetowe ułatwiają wymianę informacji i komunikację z dowolną aplikacją zewnętrzną. Jeśli jesteś w podróży, będziesz musiał przedstawić raport kosztów podróży do działu HR. Po zatwierdzeniu, natychmiastowe powiadomienie zostanie wysłane do oprogramowania księgowego HR w celu przetworzenia zwrotu kosztów.
Podsumowując
Dział HR jest bardzo ważny dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Aby Twoja organizacja była bardziej produktywna, musisz skrócić czas poświęcany na wykonywanie powtarzalnych zadań. Inwestowanie w oprogramowanie HR pomaga zautomatyzować zadania, zaoszczędzić czas i zwiększyć ogólną wydajność działu HR.
